Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos.
Uma das maiores dificuldades do promotor de eventos é a captação de recursos. Para isso torna-se necessário a realização de pesquisas para localizar os prováveis patrocinadores e apoiadores do evento e depois priorizar os que estariam em condições de assumir o papel e quais seriam de maior interesse do promotor observando que, para aqueles que buscam ajuda de patrocínios a concorrência cresceu absurdamente e os patrocinadores procuram os eventos que garantam melhores retornos, sejam eles financeiros ou institucionais.
Atualmente, existe no mercado diversas fontes de obtenção de recursos, sendo que a opção por uma delas deve avaliar a característica da empresa, o objetivo pretendido com a arrecadação da verba e as características do evento.
A obtenção de recursos pode acontecer pelas seguintes formas:
Patrocinadores - consiste na transferência de recursos financeiros de um patrocinador para o promotor do evento ou ação com objetivos promocionais, publicitários ou retorno institucional envolvendo basicamente o investimento financeiro por parte do patrocinador, acrescido ou não da margem de lucro para o promotor. É importante destacar que existem alguns casos em que o patrocinador pode ser prejudicial ao evento, necessitando assim, avaliar as vantagens e desvantagens de se arrecadar verba com terceiros;
Co-patrocínio - é quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio do evento promovido e organizado por terceiros;
Patrocínio através de leis de incentivo fiscal - se refere a uma categoria baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimento nos impostos da empresa, utilizando-se das leis que incentivam projetos culturais ou do terceiro setor. As leis podem ser de âmbito municipal, estadual ou federal e requerem uma série de procedimentos para sua viabilidade. A mais conhecida das leis de incentivo fiscal para patrocinadores é a Lei Federal n.º 8.313 de 1991, chamada Lei Rouanet, que trata de incentivo a cultura e a Lei Federal n.º 8.685 de 20/07/1993 conhecida como Lei do Audiovisual que trata especificamente das obras cinematográficas.
Parceria - consiste na junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas que já atuam no mercado de promoção ou organização de eventos com objetivos e interesses comuns a seus resultados.
Apoio - consiste na disponibilização de recursos próprios, não financeiros, mas necessários ao evento. Normalmente os apoiadores não têm relação direta com o tema do evento, mas os objetivos e estratégias de marketing ou público alvo são de interesses comuns. O apoio está normalmente ligado a algumas atividades como divulgação e promoção de eventos, administração e venda de ingressos, transporte, pacote de viagens e hospedagem, infra-estrutura e produção.
Venda de ingressos/convites - normalmente empregada em feiras e eventos tendo como diferencial a participação de apoiadores que não necessitam desembolsar quantia em dinheiro para participar de benefícios de exposição de suas marcas uma vez que a divulgação é realizada apenas ao público final e não a possíveis patrocinadores.
Diante destas opções o promotor deve ter em mente os objetivos da empresa ao realizar o evento, desse modo saberá a melhor forma de arrecadar recursos e a quantidade exata de patrocinadores. Algum dos objetivos da empresa relacionados à arrecadação de recursos enquadra-se nos objetivos dos patrocinadores com uma cobertura parcial ou total dos custos, lucro e a difusão de idéias. O objetivo do promotor é encontrar um patrocinador que tenha uma grande participação no evento, principalmente ao arcar com as despesas do mesmo, sendo estabelecido por ele o limite mínimo e máximo na participação dos patrocinadores. Cabe ao promotor identificar e selecionar os patrocinadores, uma vez que encontra empresas de vários segmentos, podendo assim, ser uma tarefa um pouco trabalhosa, dificultando a aceitação do patrocínio do mesmo. O promotor deve percorrer o mercado e listar todos os segmentos, portes e categorias de empresas que possam se interessar pelo evento. Para a identificação de segmentos deve incluir na lista algumas categorias, como segmentos diretamente relacionados ao conteúdo do evento e que compartilham dos mesmos interesses e objetivos do promotor; segmentos indiretamente ligados ao evento, mas que apesar de não terem objetivos comuns aos do promotor visam interesses específicos relacionados a uma ou mais características do evento, como o público-alvo, a localização, a divulgação e outros aspectos do evento e os parceiros que independente do segmento ao qual pertencem, todas as empresas parceiras de negócios do promotor do evento devem fazer parte da lista prioritária de possíveis patrocinadores. Para um melhor entendimento dos investidores do evento é necessário fazer uma tabela com divisão das empresas em pequeno, médio e grande porte. Essa classificação pode ser feita de duas maneiras, um para os patrocinadores, que é dividida em segmentos das empresas e seu porte e outra para parceiros, no qual é preciso ordená-las por segmento de cada empresa e conferir conflitos com os demais patrocinadores. Para a busca de apoio é melhor identificar os segmentos relacionados e depois procurar as instituições colaboradoras.
Para calcular a verba arrecadada para realização de um evento é necessário somar o total de investimentos dos parceiros com o total dos valores arrecadados dos patrocinadores. O promotor precisa realizar uma seleção para a escolha de patrocinadores do seu evento, podendo avaliar aspectos como o perfil das empresas, objetivos de marketing, estratégia de eventos e orçamento destinado a eventos. É necessário fazer uma pesquisa sobre os patrocinadores, não somente com informações básicas, mas com informações complexas como as relacionadas à parte financeira da empresa, podendo encontrar estas informações e dados na mídia. O formulário usado para qualificar uma empresa deve conter o nome dela, endereço, telefone, faturamento anual, descrição e estágio do negócio, breve histórico, produtos e serviços, principais concorrentes, principais fornecedores, principais clientes, principais executivos e as últimas notícias da empresa. As empresas preferem patrocinar eventos que estejam relacionados diretamente aos seus objetivos e ao plano de marketing. O promotor tem acesso aos objetivos dos clientes por meio de parcerias, quando já existe um relacionamento entre o cliente e o fornecedor; desenvolvimento de um evento, quando o promotor utiliza pesquisas internas e externas; seleção de target quando o promotor já havia selecionado investidores com maior propensão à compra de seu evento. É preciso que o promotor de eventos determine a utilização dos recursos de forma sistemática ou variando a cada ano. É importante a exata distribuição dos recursos devendo atender os objetivos de cada atividade como a exposição da marca, que é o investimento em propaganda e publicidade; o relacionamento, que visa a satisfação do cliente usando marketing o desenvolvimento de produtos, pesquisas e outras formas de relacionamento; e vendas que são as promoções, merchandising e televendas. Para se analisar o plano de marketing e sua influência na propensão da empresa em investir na proposta existe dois modelos, tendo cada um características próprias o B2B (Business-to-Business) onde que os investimentos em exposição da marca são menores do que os de relacionamento e o B2C (Business-to-Consumer) onde ocorre o contrário. Para o alcance dos objetivos é importante observar 4 possibilidades de vendas que são: novos produtos para clientes atuais; novos produtos para clientes novos; atuais produtos para clientes atuais e atuais produtos para clientes novos.Na impossibilidade de acesso ao responsável pela área de Marketing, pode-se usar fontes externas como observar a mensagem das ações de marketing, dando atenção à coerência relacionada aos objetivos da empresa. É necessário estudar as diversas estratégias de marketing das empresas que investem em eventos sempre com as mesmas características e empresas que não têm experiência de participação em eventos. No 1º caso deve-se experimentar a viabilidade da proposta. No 2º caso é preciso relacionar os eventos com os objetivos através do conhecimento do assunto sobre cada empresa. A compilação de dados considera apenas aspectos importantes de cada empresa, possuindo cada uma os seus, que de modo geral estão relacionados com o volume, número de eventos que a empresa realiza ou participa; a sazonalidade, oscilação da participação da empresa em eventos; a forma de participação fica a critério da própria empresa, algumas priorizam eventos próprios e outras preferem participação nos eventos de terceiros; o objetivo principal, estratégia de crescimento ou consolidação, valorizando a aquisição de novos clientes; o tipo de evento é da preferência do empreendedor que pode ser uma oferta dentro perfil.
A análise dos resultados a partir do exemplo da FastPrint, conclui-se que essa empresa estaria aberta a ouvir propostas de eventos que tenham a configuração de Objetivo de venda, são eventos que promovam e permitam a venda ou a negociação no próprio local e o Objetivo de exposição da marca onde o evento pode ter a finalidade principal de venda, mas muitas vezes ocorre um paralelo com a exposição de novas marcas.
O orçamento destinado a eventos é definido pela própria empresa após estratégias de ação, ou seja, fica a critério da empresa o quanto ela disponibilizará para a promoção do evento, pois esse tende a consumir um percentual muito grande do orçamento total.
A priorização das empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores se define a partir do promotor, que já ciente da dificuldade em encontrar patrocinadores, tem em mãos uma lista com nomes de possíveis investidores para seu evento, pois cada empresa interessa em patrocinar eventos que estão relacionado com seu perfil . O promotor deve analisar o valor de imagem, se o patrocinador traz credibilidade ao evento; o relacionamento, sendo mais fácil conseguir patrocínio se existe um relacionamento entre o promotor e o patrocinador; potencial de investimento, que permite analisar o faturamento de cada empresa e seu orçamento de marketing; histórico de investimento, para avaliar se o patrocinador tem um histórico favorável; e o alinhamento do evento, quando o patrocinador está atuando no mesmo campo do evento.
A definição e divulgação das must win consiste em uma lista com todos os patrocinadores do evento, na qual é divulgado o nome das empresas que são potenciais investidoras, sendo estabelecido no primeiro contato um atendimento prioritário e especial dos organizadores do evento.
