Estruturação da idéia de um evento em projeto
O desenvolvimento da idéia do evento é o ponto de partida para o promotor, sendo essa fase a mais importante na elaboração de um evento. Nela são discutidas a determinação do conceito do evento, a identificação do público-alvo e do perfil dos convidados e a escolha do formato do mesmo.
Assim, o conceito do evento resulta da definição do tema central, missão e objetivos. O tema central é o próprio título do evento ou, ainda, sua descrição mais elaborada. Quanto mais específico for, maiores as probabilidades de encontrar empresas que se identifiquem mais diretamente com o assunto e que, portanto, se interessem em patrocinar o evento. A escolha do título do evento deve ser muito cautelosa, pois o sucesso ou o fracasso do mesmo se relaciona diretamente com seu título.
A missão deve ser capaz de traduzir o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado. Já os objetivos se caracterizam pela descrição da missão que prioriza e descreve o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado. Se divide em duas partes: objetivo principal que apresenta o propósito do evento que é o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas, e os objetivos secundários que se relacionam aos demais objetivos dos patrocinadores. Para isso, é essencial que sejam descritos todos os objetivos ou razões pelos quais os patrocinadores devem investir.
Definir o público-alvo significa decidir quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas para participar do evento. Primeiramente, é necessário definir se o público-alvo será composto de pessoa física ou jurídica. No caso de pessoa física, o evento deverá conter itens como: a expectativa e objetivo do número de participantes; segmentação dos convidados segundo alguns critérios como idade e nível social e expectativa de audiência durante o período de divulgação e transmissão do evento. Já o evento direcionado a pessoa jurídica os itens deverá conter são: a expectativa e objetivo do número de empresas participantes; a segmentação das empresas convidadas utilizando-se de critérios como área de atuação e faturamento; expectativa e objetivo do número de profissionais participantes e segmentação dos profissionais convidados valendo-se de alguns critérios como cargo ocupado, perfil de consumo e nível de decisão.
O formato do evento é composto por data, local, atividades e programa.
Assim, o conceito do evento resulta da definição do tema central, missão e objetivos. O tema central é o próprio título do evento ou, ainda, sua descrição mais elaborada. Quanto mais específico for, maiores as probabilidades de encontrar empresas que se identifiquem mais diretamente com o assunto e que, portanto, se interessem em patrocinar o evento. A escolha do título do evento deve ser muito cautelosa, pois o sucesso ou o fracasso do mesmo se relaciona diretamente com seu título.
A missão deve ser capaz de traduzir o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado. Já os objetivos se caracterizam pela descrição da missão que prioriza e descreve o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado. Se divide em duas partes: objetivo principal que apresenta o propósito do evento que é o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas, e os objetivos secundários que se relacionam aos demais objetivos dos patrocinadores. Para isso, é essencial que sejam descritos todos os objetivos ou razões pelos quais os patrocinadores devem investir.
Definir o público-alvo significa decidir quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas para participar do evento. Primeiramente, é necessário definir se o público-alvo será composto de pessoa física ou jurídica. No caso de pessoa física, o evento deverá conter itens como: a expectativa e objetivo do número de participantes; segmentação dos convidados segundo alguns critérios como idade e nível social e expectativa de audiência durante o período de divulgação e transmissão do evento. Já o evento direcionado a pessoa jurídica os itens deverá conter são: a expectativa e objetivo do número de empresas participantes; a segmentação das empresas convidadas utilizando-se de critérios como área de atuação e faturamento; expectativa e objetivo do número de profissionais participantes e segmentação dos profissionais convidados valendo-se de alguns critérios como cargo ocupado, perfil de consumo e nível de decisão.
O formato do evento é composto por data, local, atividades e programa.
- A escolha da data deve seguir alguns critérios como: pesquisar datas comemorativas; pesquisar eventos concorrentes; considerar dias da semana mais apropriados; considerar datas de fechamento de vendas e sazonalidade.
- Para definir o local do evento, o promotor deve considerar algumas questões relevantes como: se o local escolhido combina com os interesses do evento, se possui infra-estrutura necessária e se condiz com o orçamento disponível.
- As atividades variam de acordo com o objetivo do evento. Essas atividades podem ser palestras, reuniões, ações sociais, culturais e de entretenimento, estandes para exposição e vendas, dentre outros. Com base nas atividades do evento, torna-se necessário realizar um programa geral que defina horários, durações e conteúdo de cada atividade. Este programa deve conter alguns itens como: dias de duração, horários de início e término, horários de início e término de cada palestra e atividade, resumo de cada palestra com tópicos-chave, sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso, horários e locais das refeições, atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres, etc.
É importante destacar que a descrição do formato de um evento deve ser feito de forma clara
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