Resumo do Livro: "Eventos: Como Criar, Estruturar e Captar recursos." CAP. 9

A avaliação do evento

A avaliação de um evento é importante para mensurar os resultados, para ver se houve alguma falha, se foi bem organizado ou como e onde melhorar, de forma que todos os envolvidos tirem lições positivas ou negativas, destacando que a avaliação só terá sentido se estiver de acordo com os objetivos do evento.
Um bom promotor deverá sempre apresentar um relatório de avaliação ao patrocinador, mesmo que este não o solicite é importante um relatório geral bem redigido, uma vez que o mesmo dará credibilidade ao trabalho do promotor.
É importante a opinião dos patrocinadores para os promotores do evento, pois eles podem dar sugestões, apontar possíveis falhas e dizer se atendeu seus objetivos. A avaliação feita do ponto de vista dos visitantes é interessante tanto para os promotores como para os patrocinadores uma vez que suas opiniões se diferem devido aos vários tipos de pessoas como, por exemplo, o visitante VIP, o convidado ou o interessado no produto ou serviço promovido no local.
Foi visto que os eventos podem trazer benefícios para todos os envolvidos e após a avaliação, que pode começar com uma conversa logo após o término do evento, é interessante que o promotor já discuta com o patrocinador sobre uma próxima edição ou um novo evento.

Fotos da Palestra

Silvana Nascimento - A Palestrante

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Agradecimentos

Agradecemos a todos que participaram e contribuiram para que nossa palestra se realizasse com SUCESSO.

Aguardamos comentários e críticas, e esperamos que a palestra possa ter suprido as expectativas.


Muito OBRIGADO a todos vocês!!!

Resumo do Livro : "Eventos: Como Criar, Estruturar e Captar Recursos." CAP. 8

Comunicação e venda do projeto

A venda do projeto é considerada a parte mais difícil que o promotor do evento pode enfrentar. Nessa fase o promotor encara dois desafios: A concorrência e as recusas. Desta forma é necessário uma grande capacidade de comunicação e habilidade para conseguir realizá-la.
A dificuldade na conclusão do negócio pode decorrer de falhas de alguma de suas fases. As fases consistem no agendamento da visita, primeira reunião, apresentação do projeto, negociação, conclusão e follow-up.
O agendamento da visita é a primeira fase das vendas. Para se chegar a esse agendamento é preciso transpassar uma primeira barreira que são as secretárias “real” ou eletrônica. Essa fase exige habilidade do vendedor e algumas regras básicas como, preparar o discurso antes da ligação, não perder o foco ou esquecer o objetivo final da ligação (que é o agendamento), ser direto e objetivo, mostrar firmeza e autoconfiança e ser sério. Tais regras são essenciais para o sucesso nos contatos telefônicos.
É importante o vendedor se apresentar bem para que a sua ligação seja transferida para o contato-target. O vendedor não deve responder a muitos questionamentos para não perder o rumo da conversa, ele deve ser direto, sucinto e decidido sem ser agressivo.
A grande oportunidade para que o vendedor consiga vender seu produto, é conseguir passar pela barreira da secretária. Feito isto, fica mais fácil conversar com seu contato-target usando o network do promotor ou da empresa. Mesmo se ele não tem relacionamento direto com o contato-target existem níveis de network que podem ser considerados, como, o network primário e secundário.
A primeira reunião é a hora de colocar em prática o plano do discurso que já foi proposto na fase de planejamento da venda. Essa fase serve para avaliar as idéias do vendedor com relação á adequação do evento ao seu prospect e as necessidades deles resultantes. Para o sucesso dessa fase algumas regras são essenciais, como empatia, conhecimento, abordagem consultiva e motivação.
Para a apresentação do projeto algumas regras também precisam ser observadas, como o tempo da apresentação, infra-estrutura tecnológica, forma de apresentação, cópias da apresentação e customização real.
Depois de apresentado o projeto vem à negociação que se dará em duas situações possíveis de objeção. A primeira é a negativa firme e decidida. Nesse caso cabe ao promotor do evento apenas registrar os motivos do fracasso para futuras análises. A segunda é os questionamentos e negativas abertas que é quando a negociação realmente começa.
Para a conclusão é necessário que o vendedor tenha a habilidade de ser imediatista e não perder o foco nem o objetivo final da negociação que é a assinatura do contrato.
O follow-up é a última etapa da venda de um projeto e consiste na aplicação de um questionário formal de pesquisa que deverá ser aplicado a cada um dos patrocinadores. Ele é necessário para que o vendedor garanta a satisfação do cliente levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.

Resumo do Livro:"Eventos : Como Criar, Estruturar e Captar recursos". CAP 7

Desenvolvimento de um plano de ataque
O desenvolvimento do plano de ataque deve ser personalizado para cada candidato e a primeira fase desse plano é o estudo dos suspects. Isso significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos.
Para isso, é necessário conhecer o processo decisório de cada empresa. Essa é a tarefa mais complexa na venda de um evento e envolve diversas questões como:
-Que papel cada pessoa da empresa desempenha;
-Qual o fluxo de decisão e quando elas decidem.
Os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam do processo decisório da aquisição de um projeto são:
- O Decisor final - Responsável pela palavra final na decisão;
- O Influenciador - Por sua capacidade de influência e sua experiência;
- O Consultor - Pessoas que atuam fora da empresa e que podem ser consultadas sobre as vantagens e desvantagens do projeto;
- Os Executores - Pessoas da área que são responsáveis pela execução do evento e podem sinalizar pontos fortes e fracos do projeto.
É importante frisar que todos esses papéis podem ser desenvolvidos por uma única pessoa ou por um grupo.
Existem dois caminhos para que um evento entre na empresa. O promotor do evento pode oferecer o projeto (o que é melhor para o promotor), ou a empresa pode pesquisar quais eventos que estejam alinhados aos seus objetivos de marketing (o que significa uma maior concorrência para o promotor).
Em projetos de eventos culturais ou sociais que recorram à utilização das leis de incentivo fiscal, é necessário uma análise jurídica do projeto que será realizada pelo departamento jurídico da empresa, ou pelo advogado responsável em representar seus direitos ou contratar empresas especializadas.
Existem alguns fatores decisivos que são analisados pelas empresas onde o promotor deve se atentar. São elas:
-A tradição do promotor de evento;
- participação de outros patrocinadores;
- As cláusulas do Contrato;
- O resultado de edições anteriores.
Quando a empresa pesquisa projetos de eventos, ela se utiliza de algumas fontes principais que são: Equipe de vendas, Prestadores de Serviços, Mídia, Promotores Tradicionais de Eventos e Inteligência de Mercado.
Após o levantamento dos eventos disponíveis a empresa promove o processo de seleção. O número de eventos a ser selecionados é grande, mas vai se reduzindo devido a critérios pré-estabelecidos já explicitados no fluxo de análise de projetos de eventos. É necessário que o promotor de eventos esteja ciente desse processo.
É importante no processo decisório analisar e decidir qual a melhor data para se iniciar a negociação com os suspects. As variáveis que podem ajudar a definir a melhor época estão relacionadas ao planejamento e ao calendário fiscal.
Sendo assim, o vendedor terá todas as informações necessárias para iniciar a ação comercial com seus suspects de forma personalizada. Caso o vendedor não conheça ninguém dentro da empresa que irá apresentar o projeto ele terá que preparar um plano de entrada efetivo, com alguns itens como, contato-target, objetivo da abordagem, forma de abordagem , mensagem e plano da conversa.
Campanha é o conjunto de recursos de comunicação utilizado pelos vendedores para o contato com a empresa. Elas devem ser planejadas antes do início da venda do projeto. São definidas por meio de ações com datas e formatos predefinidos e tem como métodos e técnicas mais utilizados e-mail de apresentação (que antecede o contato telefônico inicial, servindo como introdução à abordagem), envio de material informativo sobre o evento, evento de lançamento, telegrama, campanha de mídia e e-mails seqüenciais com um aspecto mais informal (uma vez que já estabeleceu um relacionamento com seu contato-target).

Resumo do Livro: "Eventos: Como criar, estruturar e captar recursos ". CAP 6

Planejamento da venda

A venda do projeto envolve três fases importantes que são: o treinamento, que engloba experiência na “aquisição” de patrocínio, estudo do mercado e estudo do projeto; elaboração de material de apoio no qual tem-se a apresentação institucional, o conceito do evento, dados que justificam o evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores, dentre outras informações e, por fim, o desenvolvimento do plano de ataque com estudo dos suspects, processo decisório, abordagens e campanhas personalizadas.
O vendedor do projeto deve conhecer a posição dos possíveis investidores para se posicionar em relação à venda do projeto e para isso é necessário que o vendedor se prepare de forma adequada por meio de experiências na aquisição de patrocínio, estudo do mercado de eventos e estudo do projeto.
Após a estruturação do projeto o promotor deverá elaborar um documento, de forma profissional, podendo ser impresso, redigido em world; slides em power point; folheto ou revista própria, e devem constar algumas informações relevantes como: apresentação institucional da empresa promotora, conceito do evento, justificativa, público-alvo e perfil dos convidados, formato do evento, cotas de patrocínio, benefícios e valores que servirão de base para que os vendedores do projeto possam iniciar a negociação com os possíveis patrocinadores.
A apresentação institucional é o histórico da empresa e deverá demonstrar, por meio de experiências bem sucedidas que ela está apta a executar o evento. Certamente, empresas com um bom histórico e experiência em organização e promoção de eventos terão maiores chances de atrair a atenção do leitor do projeto. É fundamental dominar muito bem o projeto que se deseja executar por isso, é necessário deixar claro qual é o conceito principal do evento, como definição do tema central, da missão, do objetivo principal do evento, dos objetivos secundários e do público-alvo. A justificativa do evento deve conter dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias para comprovar aos patrocinadores a relevância do evento. É importante que se faça uma apresentação do público-alvo e perfil dos convidados, ainda que de maneira rápida, com as características em comum dos participantes.
O formato do evento oferece a oportunidade do promotor viabilizar uma ação personalizada, para tanto, deverá conter informações como o local, a data, as atividades previstas, os palestrantes e o programa, sendo que esta apresentação deve ser feita de maneira que faça com que o patrocinador se sinta "dentro do evento".
O documento de cotas de patrocínio, benefícios e valores deve fornecer informações claras e abrangentes com todos os benefícios oferecidos pelo promotor do evento. Quando se divulga o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio nada mais podem ser alterados, em nenhuma hipótese. As condições de pagamento do valor de patrocínio são parceladas com reserva antecipada, pagamento à vista com desconto, duas parcelas iguais sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento e parcelado conforme negociação dos prazos.
O promotor pode estruturar seu projeto através de duas formas, um projeto padrão que atende todas as necessidades dos patrocinadores (que é o mais fácil) ou pode fazer um projeto único para as necessidades de cada patrocinador (que gera melhor resultado) e é denominado "proposta de valor". A segunda forma, pode não conseguir atender todas as exigências dos patrocinadores, por exemplo, capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira ou planejamento comercial. Por fim, a divulgação dos patrocinadores com presença já confirmada em um determinado evento pode beneficiar a negociação com outras empresas. Para isso acontecer com sucesso é importante o promotor tomar alguns cuidados com os perfis semelhantes, empresas concorrentes e empresas parceiras. Porém, caso a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e daqueles em fase de fechamento.