Benefício aos patrocinadores e cotas de benefícios
Após a definição das atividades a serem realizadas no evento, o ponto mais importante é o público alvo sendo possível, através deste, identificar os benefícios que serão oferecidos aos patrocinadores e também suas cotas de patrocínio. Estes benefícios devem estar relacionados com os objetivos principais do evento como a exposição da marca, o relacionamento e a venda. Os benefícios oferecidos para a geração de exposição da marca podem acontecer por meio da divulgação na mídia; assessoria de imprensa; peças de divulgação, como por exemplo, folders e powerpoint; merchandising, e ainda por meio da inserção da logomarca em material de sinalização como banners e cartazes, distribuição de material promocional da empresa durante o evento, entrega ou sorteio de brindes, divulgação de vídeos e menção do patrocinador; patrocínio do translado, quando o evento envolve o deslocamento dos participantes é possível oferecer cota de patrocínio de todo o percurso por meio de capas para o encosto do ônibus ou avião, copos e talheres estampados ou patrocínio do keynote speaker, que oferece a possibilidade de patrocinar, com exclusividade, o principal palestrante.
Para que o patrocinador divulgue seu produto é conveniente oferecer palestras que aconteçam entre as principais atrações do evento em estandes ou espaços exclusivos, com ações sociais e de entretenimento, que podem ser realizadas através de atividades esportivas; almoços, jantares, coffe breaks ou coquetéis; salas de relaxamento ou beleza; shows; cursos de aperfeiçoamento pessoal e sala de internet.
As empresas que patrocinam um evento, geralmente, o fazem com interesse na obtenção da lista de presentes. Sendo assim, a empresa precisa esquematizar uma tática de ações pós-eventos, que deve se iniciar antes do evento, continuar durante sua execução e se perpetuar após seu término. Algumas idéias que podem ser oferecidas aos patrocinadores de ações pós-eventos são mais do que um RSVP (inicias da expressão francesa “Répondez, s’il vous plaît”); contato pré-evento, através de envio de material promocional e brindes; mailling dos participantes; envio de material pós-evento para manter e fortalecer o relacionamento do patrocinador com os participantes e administração do mailling e das ações.
Oferecer ao patrocinador o resultado da avaliação do evento, com diversas análises de participantes como um todo é certamente proveitoso. Essa ação facilitará as negociações do patrocinador como também do promotor de eventos para que ambos possam entender os pontos fracos e fortes que servirão como base para a melhoria dos próximos eventos.
O valor do evento é sem dúvida a fase mais importante da estruturação do projeto. É uma tarefa complexa no qual o promotor de eventos precisa garantir sua margem de lucro e ao mesmo tempo atrair investidores. Dessa forma, as etapas para a definição do valor total do evento são: identificar o custo do evento para delimitar o nível mínimo de arrecadação ou a base do nível máximo de receita; calcular o valor do evento, que se dividem em “Fase de baixa concorrência” quando se têm o custo como item fixo e a margem como item variável; a “Fase de alta concorrência” quando o preço é o item fixo e o custo item variável e a “Fase da busca pela vantagem competitiva”.
As cotas de patrocínio são definidas quando o promotor tem interesse na participação de mais de um patrocinador, assim, estas cotas são parcelas predefinidas do valor total do evento para cada patrocinador. Existe três possibilidades de divisão do valor total do evento em cotas de patrocínio, podendo ser elas de um único patrocinador, cujo processo de arrecadação de verba é bastante rápido; o de mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios semelhantes e o de mais de um patrocinador com cotas e valores diferentes.
